In unserer Pfarrei tragen sich momentan die Organisten monatlich in eine "doodle - Liste" ein. (Mittlerweile haben wir den Anbieter gewechselt, aber das Prinzip ist dasselbe.) Die Erfahrung zeigt, dass die attraktiven Orgeln/Gottesdienstzeiten sehr rasch besetzt werden ( und ich spreche hier von wenigen Sekunden nach Freigabe des links) und bestimmte Posten nur durch "Betteln" des Pfarrers kurz vor dem Wochenende abgedeckt werden. Wir hatten es schon mit einem Art rotierenden Systems versucht, in dem sich die Organisten in den ersten Tagen nur für 3 unterschiedliche Kirchen eintragen durften und erst dann alle Zeiten für alle Organisten freigegeben wurden. Das hatte dazu geführt, dass sich die Organisten nur noch 3x eingetragen haben und später nichts mehr ergänzt wurde. So kam man von dieser Regel wieder ab.
Ich habe angeregt, die gesamte Planung der Gottesdienste zu überdenken, nicht nur der Organisten, sondern auch Ministranten, Mesner, Lektoren. Ziel ist es, dass Familien gemeinsam Gottesdienste besuchen können und nicht das ganze Wochenende durch unterschiedliche Gottesdienstermine zerrissen werden (Beispiel: Kinder ministrieren die Vorabendmesse, Papa ist Lektor in der Frühmesse und Mama musiziert im Hauptgottesdienst).

Da wir also unser System umstellen wollen, würde mich interessieren, wie dies in euren Pfarreien gemacht wird, was gut läuft, aber auch, was nicht gut funktioniert. Angesprochen sind hier natürlich diejenigen, die nicht als einziger Organist bzw. Organistin in einer einzigen Pfarrei tätig sind.

Nur in einer der drei Pfarren, in denen ich (mehr oder weniger) aktiv bin, gibt es mehrere Organisten. Wobei auch da eine Hauptorganistin ist, die anderen machen weniger Dienste.
Koordiniert wird das vom Pfarrbüro. Alle liturgischen Dienste, also KantorInnen, LektorInnen, OrganistInnen, KommunionspenderInnen senden monatlich bis zu einer gegebenen Frist ihre Abwesenheiten bzw. Wünsche (zB nur Samstagsdienste oder keine 11-Messe oder bitte diesen Monat nur 2 Dienste etc.) an die Koordinatorin. Diese erstellt dann einen Plan, wer wann dran ist. Im Falle unvorhergesehener Verhinderungen muss betreffende Person selber eine Vertretung organisieren.

In der anderen Pfarre werden Lektorendienste halbjährlich vergeben. Auch da gibt es eine Koordinatorin, an die man Wünsche senden kann, sie erstellt dann den Plan für das nächste halbe Jahr.
Die KantorInnen dagegen haben eine Onlinetabelle, auf die alle zugreifen können und wo sich jede/r selber einträgt, wann sie/er Dienst versehen will/kann.

Ich fürchte, die ideale Variante gibt es nicht, alle haben Vor- und Nachteile.
In dem von dir geschilderten Fall würde ev. ein Gespräch helfen, in dem man genau den Prozess anspricht, den du geschildert hast und nach Lösungsvorschlägen fragt. Ich würde da vorschlagen, dass man einfach eine Regel einführt, wonach jede/r OrganistIn verpflichtet ist, pro Monat einen "unbeliebten" Dienst zu versehen. Kommt aber halt drauf an, wie viel Verständnis die Beteiligten haben...

Danke für die rasche und ausführliche Rückmeldung. Ich denke auch, dass es nur über einen Koordinator geht. Ich hoffe, hier noch ein paar Ideen sammeln zu können. Die perfekte Lösung wird es wohl wirklich nicht geben, aber bestimmt eine bessere als die momentan praktizierte.
In der ev. Kirche werden die Dienste bei uns auch immer ein halbes Jahr im voraus geplant. Aber das ist bei mir mit vielen eher kurzfristigen Terminen der Familiemitglieder auch wieder nicht so einfach.